Facilitar reuniones ha tomado una importancia bestial en esta nueva era del trabajo híbrido. ¿Pero qué es la facilitación? Es el arte de diseñar y conducir a personas por un proceso que maximice la inteligencia del grupo, minimice las dinámicas de poder (Power dynamics) para fomentar la seguridad psicológica y cuide la energía de las personas que están en esa sesión.

La facilitación se utiliza en muchos campos diferentes, desde el mundo empresarial hasta la educación y su objetivo es ayudar a los equipos a alcanzar los objetivos que se proponen. Debe desarrollarse desde la toma de decisiones participativa y los valores que viven los equipos son los siguientes:

• Todos participan y todos se preocupan de que todos participen de verdad.
• Entendimiento mutuo, se da el tiempo necesario a todos, buscamos entendernos.
• Soluciones inclusivas. Buscamos tener soluciones que incluyan las opiniones de todos.
• Responsabilidad compartida. Si has llegado hasta ese punto es más fácil que estés de acuerdo y te comprometas.

¿Qué hace la persona encargada de facilitar reuniones?

Nombraremos algunos de los puntos clave que debe cuidar el facilitador para que su función de acompañar y cumplir con los objetivos de la sesión salgan bien.

• Respeto entre los integrantes
• Controla los tiempos
• Busca la participación de todos los integrantes
• Que los temas sean los que se han acordado y no se pierda el foco.

Habilidades de facilitación en formatos híbridos y remotos

Facilitar reuniones se está convirtiendo en una habilidad muy importante para cualquier empresa que trabaje con modelos híbridos, ya que permite a los equipos que tienen integrantes en remoto interactuar eficazmente con los que están en presencial. Pero facilitar en formatos híbridos y remotos puede ser un desafío. A continuación nombramos algunas de las habilidades que pueden ayudar a que todo salga bien.

• La tecnología fallará, no hay que perder la calma.
• Escucha y presencia plena, ya sabemos que el multitasking no es para los humanos.
• Buscar feedback de forma activa el típico ¿se entiende? Es muy fácil que te hayan dejado de escuchar.
• Saber combinar estructura y flexibilidad.
• Gestionar el tiempo bajo presión para poder disfrutar de la facilitación.

Encontrar tu estilo de facilitación te va a ayudar

Encontrar tu estilo de facilitación puede ser un proceso de ensayo y error. No te desanimes si no logras tus objetivos de inmediato, facilitar es una habilidad que se puede mejorar con la práctica, pero encontrar tu estilo de facilitación te puede ayudar y para eso te dejamos algunos consejos o tips para encontrar tu estilo como facilitador en entornos híbridos o en remoto.

• Conócete bien para preparar dinámicas que controles más y se adapten a tu estilo
• Piensa bien cuando interrumpes, ¿De verdad lo haces por el bien del grupo?
• ¿Cómo es el impacto de tu voz y tu tono? Trabajar bien, esa parte es vital para comunicar correctamente.
• Cuida el entorno visual, si se te da bien usar herramientas visuales como Mural adelante es un plus.
• En tecnología es bueno saber que menos es más y piensa sobre todo que tiene que ayudarte en el progreso de la sesión y no complicarla.

La importancia de la facilitación para equipos de trabajo híbridos

La facilitación se utiliza en los equipos de trabajo para ayudarles a alcanzar sus objetivos. Facilitadores expertos pueden ayudar a los equipos a mejorar su performance y lograr sus metas de negocio. Es ahora con el modelo híbrido en funcionamiento en casi el 100% de las empresas que se hace muy importante el rol de facilitador para conseguir avanzar en esta nueva era del trabajo.

¿Cómo ponerla en práctica?

La Facilitación no deja de ser una ayuda para la colaboración de los equipos para poner la facilitación en práctica, se deben tener en cuenta los siguientes principios:

• Los participantes son responsables de sus propios resultados.
• Los participantes necesitan estar involucrados y comprometidos con el proceso.
• Los participantes necesitan sentirse seguros para poder expresarse libremente.
• Es importante establecer un clima de confianza.
• La Facilitación debe ser flexible y adaptarse a las necesidades de los participantes.

Una vez que se comprenden estos principios, la facilitación puede comenzar a aplicarse de manera efectiva.

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Existen diferentes técnicas de facilitación

Estas distintas técnicas de facilitación pueden utilizarse, dependiendo del contexto y las necesidades de los participantes. A continuación nombramos algunas de estas técnicas, pero hay muchas más.

• Brainstorming
• Mapas mentales
• Design Thinking
• Lista de Pros y Contras
• Matriz de Decisiones

Cada una de estas técnicas tiene su propio objetivo y utilidad. Es ahí donde los facilitadores expertos pueden seleccionar mejor la técnica adecuada para el contexto en el que se encuentran y las necesidades de los participantes, el diseño de la sesión es una parte muy importante del proceso.

El Facilitador, y su papel en la sesión

La clave del éxito de una sesión de facilitación radica en el facilitador y también en la involucración del equipo. El facilitador es responsable de establecer el ambiente y el ritmo de la sesión, así como de guiar al grupo a través del proceso.

Momentos de una facilitación

Preparar bien la sesión es importante, pero lo más importante está al empezar la sesión, el arranque es uno de esos momentos clave para crear rapport, es cuando se crea ese engagement, también es importante crear curiosidad, conectar con el equipo que está en la sesión y generar buen rollo es algo de lo que no te puedes olvidar.

En él durante, cuidar las dinámicas, la tecnología, enfocar al grupo, pero sobre todo prestar atención a los comportamientos disfuncionales como por ejemplo, gente que habla mucho, gente que habla bajo, participantes que no interactúan. Hay que tener muy presente los temas acordados y conseguir que el grupo no se desvíe de los temas principales

Comportamientos disfuncionales de una sesión de facilitación

Existen ciertos comportamientos que pueden hacer que una sesión de facilitación sea menos efectiva.

• Dominar la conversación.
• Hacer preguntas retóricas.
• Interrumpir a los demás.
• Tomar decisiones sin consultar al grupo.
• No dejar que otros hablen.
• Juzgar las ideas del grupo antes de escucharlas completamente.

Para ser un buen Facilitador, debes ser capaz de:

• Escuchar activamente y sin juzgar.
• Hacer preguntas que guíen al grupo a la solución.
• Ser objetivo e imparcial.
• Mantener el foco del grupo en el tema a tratar.
• Tomar decisiones rápidas.

La facilitación mejora la motivación y el compromiso de los equipos

La facilitación también puede mejorar la motivación y el compromiso de los miembros del equipo, lo que a su vez puede conducir a un mejor rendimiento general del equipo. Dado que la facilitación para equipos de trabajo en las empresas puede tener un impacto significativo en la productividad y el éxito de una empresa, es importante buscar un facilitador experto que pueda acompañar a los equipos a alcanzar sus objetivos.

En Rebel Talent utilizamos la facilitación para las sesiones con todos nuestros clientes, otra cosa no pero el tema de co-crear dinámicas y sistemas para extraer inteligencia colectiva de los equipos se nos da la mar de bien.

Si tu organización (ya sea grande, pequeña, mediana o aún no sea) está en un momento en el que crees que puede venirle bien este rol de facilitación podemos acompañar a tus equipos en su cambio hacia nuevas formas de trabajar, remoto, híbrido, presencial y las que aún están por llegar.

Te toca a ti, queremos saber tu situación actual, cómo estás afrontando los nuevos retos, te escuchamos haz clic aquí para contarnos tu caso

Nos vemos al otro lado de la pantalla

5 skills super importantes a la hora de colaborar.

Lo primero y más importante es que debes tener una intención colaborativa real, ser transparente, ser participativo y no hacer juicios. Es importante sentir como valor que todo el mundo tiene información, que toda la información es valorable y querer compartir la tuya para que el resto de gente también quiera compartir la suya.

Y además es muy importante, escuchar. Pero escuchar de verdad, no vale eso de estar escuchando y pensando que es lo que dirás después… colaborar va de respetarse, va de traer tu yo entero, el mostrarte tal y como eres, mostrarte vulnerable y desde ahí generar la confianza necesaria para poder colaborar.

Y como resumen de este primer punto os dejamos las 5 habilidades necesarias para colaborar mejor.

• Intención colaborativa
• Apertura
• Auto Responsabilidad
• Inteligencia emocional
• Negociación y resolución de problemas

Además de las 5 habilidades necesarias para tener una mejor colaboración entre equipos, también hay que conocer otras cosas secretas que trae la colaboración, empezamos por las trampas.

Las 6 trampas de la colaboración.

Como todo en la vida, la colaboración también tiene sus trampas… Si estás en territorio hostil cuidadito con la cultura en la que estás y cómo empiezas. Si esto es un problema, evalúalo y empieza a diseñar soluciones que ayuden a ir haciendo una transición sana. Nadie cambia de la noche a la mañana. Sin una cultura sana es difícil que la colaboración vaya bien.

No te olvides que colaborar tiene coste, el dichoso coste de oportunidad, pregúntate siempre que estas dejando de hacer para colaborar en ese proyecto o en ese equipo.

¿Para estar colaborando contigo que estoy dejando de hacer?

Si. Colaborar tiene coste, no lo olvides.

Ahora vamos a por las trampas que trae la colaboración y que tenemos que conocer para poder reconocerlas, porque nos pasarán, pero es mejor saberlas para poder identificarlas.

• Territorio hostil, la cultura importa
• La sobre colaboración
• Sobre estimar el potencial de la colaboración
• Subestimar los costes de la colaboración
• Diagnosticar mal el problema por el que no se colabora bien
• Implementar la solución equivocada

¿Quieres ver si tus equipos son creativos? Ponlos a hacer cosas o colaborar de una forma o utilizar una herramienta que no quiere utilizar.

3 Pasos para colaborar, o no.

Veamos entonces cuales son los pasos para empezar a colaborar, lo que si está claro es que no hay una única manera de hacerlo, de ahí el último punto en el que es importante diseñar una solución personalizada a tu equipo o situación en ese momento.

• Evaluar las oportunidades para colaborar
• Reconocer las barreras
• Diseñar una solución adecuada

Los beneficios reales de colaborar.

• Mayor innovación
• Mejorar en ventas
• Mejorar en operaciones y procesos

¿Cómo calcular el coste de colaborar?

Sabemos que no es tarea fácil calcularlo, pero tenemos una fórmula que nos puede ayudar a saber el coste de colaborar, para poder valorar si es el momento adecuado para hacerlo o no.

C = RETORNO € – COSTE DE OPORTUNIDAD – COSTE DE COLABORAR

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Sumérgete en el futuro del trabajo híbrido e interioriza las dinámicas, sistemas y tecnologías que te impulsarán a liderar el cambio en tu carrera profesional.

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